業務客情（CRM）

A.1 潛客資料 原始說明 ↗

業務客情 › 基本資料 › 潛客資料

潛客資料就是「待開發客戶的名單」。有人表示興趣、你想主動去追的對象，先記在這裡，才不會哪天忘了，也方便整個團隊一起經營，把潛在客戶變成真正買東西的客戶。

官方說明：將存在需求的待開發客戶建立在【潛客資料】作業，以利企業及銷售人員方便持續經營，快速將潛在客戶轉為正式購買客戶。

一、開啟【潛客資料】作業

在首頁流程圖點【潛客】圖示，或從左邊選單的【基本資料】›【潛客資料】開啟。

二、按【新增】建立潛客資料

進入【潛客資料】後，左上角橘色的【新增】可以建立新的潛客。清單頁上方還有：筆數、【標籤】篩選（兩個欄位）、搜尋欄位與搜尋內容，以及【查詢】、【列印】、【轉出】、【匯入】按鈕。

欄位說明

三、【轉正客】：把潛客變成正式客戶

談成了，就把這位潛客轉成正式客戶，之後才能在進銷存開報價、訂單、銷貨單。

1. 先儲存潛客資料，再重新進到這一筆潛客，按【轉正客】。
2. 如果還沒存檔就按【轉正客】，會出現訊息：「新增狀態下時，不可進行轉正客！」。回去先儲存即可。
3. 執行【轉正客】時，需輸入正式客戶代號。這個代號和潛客代號沒有關係，可以依你想在正式客戶區編的流水號來輸入。
4. 轉到正式客戶後，這筆潛客資料的【正式客戶代號】欄會出現對應的正式客戶代號，【轉正客日】也可以查到是何時變為正式客戶的。

【潛客代號】是 key 值，存檔後不能改。如果之後要大量匯入或轉正客，編碼規則最好先想清楚。

• 【客戶資料】多一位正式客戶（和進銷存共用），可用於報價、訂單、銷貨、收款
• 潛客資料上回寫【正式客戶代號】與【轉正客日】

關於【標籤+】的操作

標籤就是你自己貼在客人身上的「特徵貼紙」，例如「重品質」、「預算高」、「喜愛旅遊」，之後可以用它挑出同類型的客人，做符合他們喜好的推廣。

1. 點選【標籤+】。
2. 若在共用標籤中的資料沒有符合的項目，可按【新增】建立共用標籤的內容。
3. 【勾選】要標註的標籤內容。
4. 按【確認】帶回標籤內容。
5. 在【標籤+】功能鈕旁就可以看到所選取的註記。

在【潛客資料】的瀏覽頁，有提供兩個欄位可針對【標籤】查詢相同特性的客戶，用來進行符合顧客方案的推廣行銷。共用標籤的清單維護見 A.6 公用設定 的【常用標籤】。

A.1.1 潛客資料excel匯入 原始說明 ↗

業務客情 › 基本資料 › Excel資料匯入（或潛客資料清單的【匯入】）

如果你原本就用 Excel 記了一大批客人名單，不必一筆一筆重打，把它整理成 A1 指定的格式，一次匯入就好。剛開始用 A1 建檔，或平常一次要登錄很多潛客時，都很省時間。

官方說明：在 Excel 整理好資料後快速匯入，節省期初建置時間；或日常有大量潛客登錄時也可使用。

操作說明

1. 在【潛客資料】清單按【匯入】，連結到「excel 資料匯入」作業。
2. 先要下載系統指定的標準 Excel 格式，不能用自己的格式直接匯入，因為系統已有固定的欄位格式。所以如果你之前已經用 Excel 建檔，要把那些資料轉貼到標準 Excel 格式中。按【下載格式檔】。
3. 填寫格式檔：下載後的內容會說明要從哪一格開始填，以潛客資料來說從 B5 開始填寫；有框、黃底的欄位是潛客資料的必填欄，不可空白；填寫時可參考 B4 列提供的範例資料。
4. 注意第 2 列中的字數限定：例如潛客代號欄為 10 字元，英數編號就不能超過 10 碼。建議【潛客代號】先討論好適合您公司的最佳編碼後再做匯入。
5. 【洽談狀態】欄也是必填，內容用數字 0~5：0 未接洽、1 初步接洽、2 需求確認、3 建議報價、4 成交、5 失敗，請依實際情況填寫數字 0 或其他狀態。
6. 整理好之後，重新開啟匯入作業按【下一步】。
7. 點選【選擇檔案】帶入整理好的檔案，系統會把您選擇的檔案路徑帶入。選好路徑，並確認要不要勾選【覆蓋已存在的資料】（見下方說明）後，按【上傳檔案】執行上傳。
8. 匯入前可以在「瀏覽」步驟再看一下資料是否正確，確認沒問題按【執行匯入】。
9. 完成後，若有錯誤的部分會阻止匯入（見下方失敗處理），沒有問題就匯入完成了。可以再到「客戶資料」按查詢，確認資料已匯入成功。

【覆蓋已存在的資料】怎麼用？

這個選項預設不勾選。若打勾，表示您之前已經匯入過相同潛客代號的資料，但裡面有些內容不正確、或有整批更新的情況，不想一筆一筆從系統修改，要重新匯入覆蓋舊資料，此時就要打勾。

「是否重複」的定義是以潛客代號為準。舉例：

• 系統中已有「A1001 X宣有限公司」，現在要匯入的 Excel 也有「A1001 X宣有限公司」，而且有勾【覆蓋已存在的資料】，原本的資料就會被 Excel 的內容覆蓋。
• 但反過來，若你整理的 Excel 把代號變成「B1001 X宣有限公司」，因為代號不一樣（一個是已匯入的 A1001，一個是現在的 B1001），雖然都是 X宣有限公司，也有勾覆蓋，匯入後會變成兩筆潛客資料。潛客代號是判斷要不要覆蓋的 key 值，代號不同，就不符合覆蓋的條件。

如果【潛客代號】編錯了，又已經整批匯入，此時只能一筆一筆在系統中刪除（系統不提供一鍵刪除功能，以避免大量誤刪），再重新匯入。所以【潛客代號】一定要先編好再匯入，才不會費時費力。

匯入失敗怎麼處理？

如果有錯誤，系統會阻止匯入，並在【匯入失敗】顯示總共錯誤的筆數，【異常欄位】可看到失敗的原因（例如某一欄的字數太多、必填欄位空白）。可按【轉出】把匯入結果儲存下來，再按【結束】關閉畫面，等調整好 Excel 內容後重新匯入即可。

匯入的五個步驟（畫面上方有進度條）：下載格式檔 → 上傳檔案 → 瀏覽資料 → 執行匯入 → 完成。

A.1.2 潛客資料【列印】及【轉出】 原始說明 ↗

業務客情 › 基本資料 › 潛客資料 › 【列印】、【轉出】

想把潛客名單印出來帶去拜訪，或存成 Excel 備份、拿去編輯，用這兩顆按鈕。

官方說明：可將潛客資料列印及轉 Excel。

1. 先【查詢】潛客資料（可用標籤、搜尋欄位篩選）。
2. 按【列印】會在新頁籤開啟 PDF 報表，即可列印或下載檔案。
3. 也可以按【轉出】，將檔案匯至 Excel，方便編輯及備份。

按【列印】或【轉出】之前一定要先【查詢】：只有查出來的名單才會被列印或轉出。

A.2 客戶資料 原始說明 ↗

業務客情 › 基本資料 › 客戶資料

客戶資料就是「正式客戶」的通訊錄：代號、名稱、地址、聯絡人、結帳條件都存在這裡。成交以後，客人從潛客變成這一份名單上的一員。

官方說明：用於建立客戶的代號、名稱、地址等資料，提供直接新增資料或透過 Excel 匯入二種建置方式。

• 當潛客變為正式客戶時，會由【潛客資料】作業按【轉正客】，把資料拋轉過來【客戶資料】作業。
• 如果有租用【雲端進銷存模組】，【業務客情模組】的【客戶資料】和【雲端進銷存模組】是相通的同一個作業。在這邊改的、新增的，進銷存那邊一樣看得到。

關於【客戶資料作業】的詳細操作，請參考 2.1 客戶資料（官方連結為【雲端進銷存模組-客戶資料】篇），包含代號編碼建議與 Excel 匯入：2.1.2 客戶資料 Excel 匯入。

• 這裡建立的客戶，可直接用在進銷存的報價、訂單、銷貨

A.3 洽談記錄 原始說明 ↗

業務客情 › 洽談記錄

洽談記錄就是「業務日誌」。每次跟客人聊完，把聊了什麼、報價多少、談到哪一步寫下來；日後換人接手、主管追問，或客人說「你上次不是說…」，都有跡可循。

官方說明：記錄與客戶洽談的內容，保留有效的記錄對於日後顧客經營管理才有成功軌跡可尋。

操作說明

1. 點選首頁流程圖的【洽談記錄】，或左邊選單的【洽談記錄】開啟作業。
2. 清單頁可以選期間（預設本月）、搜尋欄位與內容，按【查詢】；清單會列出洽談日期、性質、客戶簡稱、聯絡人、洽談人員、洽談狀態，也可【轉出】成 Excel。
3. 請按【新增】建立洽談內容。

欄位說明

• 存檔後，會回寫該潛客在【潛客資料】的【最近洽談日】
• 資料會出現在 A.7 管理報表 的洽談記錄表

洽談記錄裡的【報價金額】、【成交金額】只是「紀錄」，不會自動開出進銷存的報價單或銷貨單。真正的報價單、訂單要到進銷存作業，見 4.1 報價單。

A.4 行程安排 原始說明 ↗

業務客情 › 行程安排

行程安排就是業務的「約會登記簿」：什麼時候、要去拜訪誰、用什麼方式聯絡（打電話、到府、開會…）。排好之後，業務自己、主管都看得到每個人的行程，便於決定怎麼安排與支援。

官方說明：將業務訪談行程安排建立，可查看每位人員的行程以便做最佳安排及支援。

操作說明

1. 開啟【行程安排】作業。清單頁預設列出本月的行程，欄位有業務、安排日期、主題，並提供複製功能。
2. 點選【新增】建立新行程。

欄位說明

• 存檔後，行程會依日期、時間顯示在 A.5 業務行事曆，並以不同圖示標示【安排項目】

【時間】一定要輸入 xx:xx 的格式（小時、分鐘各兩位，中間冒號），格式不對可能無法存檔。

A.5 業務行事曆 原始說明 ↗

業務客情 › 業務行事曆

就是業務專用的「月曆」。你在【行程安排】排好的拜訪，會依日期、時間自動顯示在這裡，業務一眼看出自己這個月跑哪裡，主管則可以從行事曆調度人力、掌握客戶經營狀況。

官方說明：透過行事曆，業務人員可一目瞭然自己當月行程，也方便業務主管從行事曆進行人力安排及掌握客戶經營狀況。

• 提供月、週、日行事曆。
• 每個行程都可以串接【行程安排】作業（點行程就會開啟對應的行程安排），除了跨月的日子（月曆上顯示成淡色、屬於上個月或下個月的日期）以外。
• 可以透過查詢，單獨查詢各個「業務」的行程。

操作說明

1. 開啟【業務行事曆】。系統會依【行程安排】排定的日期和時間顯示在行事曆上，預設以【月】檢視。
2. 當日行程較多時，在【月】行事曆可以展開查看（例如格子下方的「還有 1 項」）。
3. 點選某一筆行程，會開啟【行程安排】作業中那一項的詳細行程。
4. 可選擇切換至【週】、【日】和【今日】：【週】方便以週查看當週會拜訪的客戶；【日】以日檢視行程狀況；【今日】點選後會跳回今日。
5. 每個圖示都有代表的意義，這樣檢視行程時會更直覺（見下表）。
6. 可針對某一位業務查看行程：用右上角的【業務】下拉選人，按【查詢】。這樣不論業務員自己檢視自己的行程，或主管要看某位業務今天的日程，都很方便篩選。

圖示說明

行事曆上每筆行程前面的圓形小圖示，對應【行程安排】的【安排項目】：

行事曆上的行程都是從【行程安排】來的，要新增、修改行程，請到 A.4 行程安排。

A.6 公用設定 原始說明 ↗

業務客情 › 共用設定

這一節是業務客情用到的「共用設定」，大多和進銷存共用，只有「常用標籤」是業務客情專屬的。

官方說明：和【業務客情】模組相關的共用設定資料。請直接開啟連結觀看操作方式：

1. 公司資料：你自己公司的名片資料，報表抬頭會用到。
2. 使用者與權限：誰能登入、能用哪些作業。
3. 員工資料：業務、洽談人員的名單來源。
4. 常用標籤：下面說明。

4、常用標籤

這是為【潛客資料】的【標籤+】功能建立「開窗內容」，也就是之後在潛客資料點【標籤+】時，可以勾選的那份標籤清單。

建立方式：

1. 點選【新增】。
2. 在新增的序號列，於【標籤名稱】欄輸入要建立的標籤內容。
3. 按【儲存】將資料存起來。

若要修改標籤名稱內容，直接用滑鼠點到該欄位，修改後儲存即可。

標籤用在 A.1 潛客資料 的【標籤+】，用來標註客戶特性、並在清單頁依標籤篩選。

A.7 管理報表 原始說明 ↗

業務客情 › 管理報表 › 洽談記錄表

洽談記錄表把大家寫的洽談記錄「整理成一張表」，主管可以一次看到每位業務最近談了誰、談到哪、報價與成交各是多少。

官方說明：提供洽談記錄表查看業務洽談狀況的資訊。

操作說明

1. 開啟【管理報表】，點選【洽談記錄表】。
2. 進入報表會預帶當月的洽談資訊。可依您要查看的資料選取條件（日期區間、【性質】：潛客／正式客戶／全部、客戶、洽談人員），再按【查詢】查找資料。
3. 報表欄位有：洽談人員、洽談日期、性質、客戶、聯絡人、洽談狀態、洽談主題、洽談內容、報價金額、成交金額、結案日期。
4. 按【列印】，系統右邊頁籤會產生 PDF 預覽畫面，可下載另存檔案或直接列印。
5. 【轉出】即為轉出 Excel 資料，可選擇【轉出查詢資料】或【轉出報表格式】。

【轉出】的兩種選擇

• 資料來自 A.3 洽談記錄；報表只是查看，不會改動資料

官方這一頁的最後只有一個「可」字，應該是沒寫完的句子，因此這裡沒有更多內容可以補充。