帳款收付

7.1 收款單 原始說明 ↗

帳款收付 › 收款單

客人付錢給你的時候，就開一張「收款單」：記下收了多少、用什麼方式收（現金、轉帳、支票），並且把對應的欠款劃掉。

收款單的主要功能有三項：(1) 記錄收到客戶的款項及金額；(2) 沖銷應收帳款；(3) 預收客戶貨款或訂金。

• 應收帳款減少（被沖掉）
• 現金、銀行增加（依收款方式）
• 收到支票會記為應收票據
• 應收帳款相關報表、收款明細表、收支結餘表等

什麼時候建立收款單？

建議實際收到款項時，才建立收款單。這樣可以避免「應收帳款已經沖掉，但其實還沒收到錢」的情況；也避免「預收款已經入帳，實際卻沒收到」。換句話說，錢真的進來了，再來打收款單最好。

一、收到款項及沖銷帳款

情況一：全數沖帳

1. 【新增】：收到款項要沖帳時，按【新增】建立資料。
2. 【請款客戶】：下拉選擇收款的對象。選好客戶後，單身會自動載入「未收的帳款（月結款）」。
3. 【日期】：選擇收款的日期。

這裡欄位叫【請款客戶】，是因為它對應「銷貨單」的【請款客戶】。如果要沖銷貨單「賒銷」（月結、先記帳）的帳款，一定要選和銷貨單【請款客戶】一致的客戶，才會帶出該沖帳的資料。

銷貨單如果是月結或還沒收到款，收款方式要選擇「賒銷」。交易的【客戶】通常和【請款客戶】一致；但有時交易的對象是子公司或分店，請款卻是向總公司或總店請；或是請貨運公司代收款，請款結帳是找貨運公司，這時【請款客戶】和【客戶】就會不一致。

一個最複雜的例子（看懂它，簡單的就都會了）

假設「和樂機車行」的銷售帳款是 $32,792 元，收款情況如下：

• 客戶付現金 2,000 元；
• 殺價折讓 700 元；
• 貨款 10,000 元，客戶轉帳匯款；
• 剩餘 20,000 元，客戶開支票；
• 另外發生運費 92 元，客戶不付，由公司自己承擔。

這麼複雜的收款情況，要怎麼打單？依序是：

4. 【現金】：先輸入收到的現金 2,000 元，這欄填 2000。
5. 【請選擇】：選擇要沖帳的資料。你可以先勾選要沖帳的資料，先勾或最後勾都沒關係，沒有一定的順序。如果想先輸入【折讓】金額，就先勾，勾選後【本次沖帳】欄位系統會自動帶入金額。如果單頭已經先輸入了【轉帳】或【支票】金額，記得先把相關欄位輸入完整，再到單身勾選。
6. 【本次沖帳】：在【請選擇】處勾選後，會自動帶入金額。如果有折讓，要扣掉折讓後的金額，修改輸入在【本次沖帳】欄，這裡要由 32792 改成 32092。
7. 【折讓】：客戶殺價折讓 700 元，在這裡輸入 700。先輸入【折讓】或先改【本次沖帳】都沒有一定的順序，依你打單方便就好。
8. 【轉帳】：貨款 10,000 元，客戶是轉帳匯款，輸入 10000，並填妥下面兩欄：
   • 【轉入帳號】：必填。客戶的轉帳貨款是匯進「我們公司」的哪一個銀行帳號（不是客戶的銀行）。如果沒有符合的銀行，可以按【+】直接新增，或到「共用設定－銀行帳號」中建立。
   • 【對方帳號】：非必填。記錄客戶的帳號資訊。
9. 【支票】：剩餘 20,000 元客戶開支票，輸入 20000，並填妥下面兩欄：
   • 【支票號碼】：必填。記錄客戶開立的支票號碼。
   • 【到期日】：必填。記錄支票什麼時候到期。
10. 【其他】：另外發生運費 92 元（客戶不付，由公司承擔），輸入 92，並在【其他項目】欄註明是「運費」。
11. 【收款合計(含折讓)】與【應收沖帳(含折讓)】：兩個都是唯讀欄位。【收款合計(含折讓)】是「單頭收款金額」的加總，【應收沖帳(含折讓)】是「單身本次沖帳金額」的加總，兩個金額要一致，才能沖銷全部帳款。

這張收款單同時有三種收款項目，還有折讓和公司承擔運費，仍然可以在一張收款單裡記錄並沖帳完畢。當然，實務上應該不太會碰到這麼複雜的情況；如果你理解了剛才的情境，那麼只是「收到客戶現金」這種簡單情況，只要輸入現金金額、勾選要沖的帳款、確認【本次沖帳】就完成了。

確認資料沒問題之後，按【儲存】就完成收款沖帳了。

情況二：部分沖帳

（一）部分收款：只收到一部分款項，沒有一次收完。

1. 【請款客戶】：選擇要沖帳的客戶。
2. 【請選擇】：勾選要沖的帳款。
3. 【本次沖帳】：把剛才系統預先帶入的金額，改成這次實際收到、要沖掉的金額，例如 2000 改成 1000。
4. 【收款合計(含折讓)】及【應收沖帳(含折讓)】：確認金額一致後，按【儲存】就完成部分沖帳。

（二）銷貨折讓或收款折讓的沖帳：部分沖帳的另一種情況，是有折讓發生的時候。共有三種做法：

1. 方式一：用【其他】項目沖折讓。其他原因可以選擇自訂的原因（收支原因在「1.12 收支原因」設定）。
2. 方式二：用預設的【折讓】沖帳。輸入折讓金額後，系統會自動計算本次沖帳的金額。
3. 方式三：建立銷退單記錄折讓。建立銷退單時可以不輸入數量，直接在金額欄輸入折讓金額；之後再用收款單沖帳，沖帳時要選擇要沖哪些銷貨的金額。（銷退單請看5.5 銷貨退回單。）

二、預收客戶訂金或貨款

有時客人會先付訂金，或有些行業習慣先預收款、再慢慢出貨扣款。這種「還沒出貨就先收到的錢」叫預收款。

1. 【新增】：點選【新增】，建立客戶預收款。
2. 【請款客戶】：選擇預收款的對象。
3. 【請選擇】：不要勾選沖帳，【本次沖帳】欄的金額為 0 元。
4. 【儲存】：輸入完成後存檔。
5. 會出現「會變為預收款」的提示訊息，按【確認】，預收款就儲存成功了。

預收款成立後，下次再建立收款單、選好這家客戶，就會在單身看到有「預收款」的待沖帳資料。

三、銷貨和銷退互抵（不會收到錢的沖帳）

如果客人退貨、而且退的錢是直接抵掉他之前欠的帳款，就不會有真正的錢進出，這時在收款單裡把「銷貨」和「銷退」兩筆一起勾選，互相抵銷。官方列出三種情況：

• 全額退款：銷貨和銷退金額相同，互相抵掉。
• 有差額的沖帳：銷貨和銷退互抵之後還有差額，差額部分再收款或沖帳。
• 部分退貨沖帳：只退了一部分，互抵後剩下的繼續掛在應收帳款。

四、銷貨和預收互抵（部分預收款沖帳）

先收了客戶訂金，或有些行業是先預收款、再慢慢出貨扣款，這種情況的沖帳，只要控制好單身的【本次沖帳】金額，就可以完成沖帳。做法是把「銷貨」和「預收」兩筆一起勾選，調整各自的【本次沖帳】。

五、補充資料

1. 【轉帳】欄金額不是 0 元時，【轉入帳號】會變成必填欄位。當你在【轉帳】欄填入金額後，【轉入帳號】就變成「必填」。如果沒有填，直接去單身【請選擇】勾選，到【本次沖帳】欄或按【儲存】時，會看到錯誤畫面。這時只要把收到客戶匯款的公司帳號選入【轉入帳號】，再確認單身【本次沖帳】的金額，按【儲存】就能完成沖帳。
2. 【支票】欄金額不是 0 元時，【支票號碼】及【到期日】會變成必填欄位。只要把資料輸入完整，在【請選擇】勾選要沖帳的資料，確認【折讓】及【本次沖帳】的金額沒問題，就可以存檔了。

7.2 付款單 原始說明 ↗

帳款收付 › 付款單

付款單就是收款單的「鏡子」：你付錢給廠商時開一張，記下付了多少、用什麼方式付，並且把你欠廠商的帳劃掉。

付款單的主要功能有三項：(1) 記錄支付廠商的款項及金額；(2) 沖銷應付帳款；(3) 預付廠商貨款或訂金。

• 應付帳款減少（被沖掉）
• 現金、銀行減少（依付款方式）
• 開立支票會記為應付票據
• 應付帳款相關報表、付款明細表、銀行收支等報表

一、執行時機

和收款單一樣，建議實際支付款項時，才建立付款單，避免「應付帳款已經沖掉，但其實還沒付款」，或「預付款已入帳，但實際沒有支付」的狀況。

二、支付款項及沖銷帳款

情況一：全數沖帳

「進貨單」的付款方式選「月結／未付款」時，才會變成應付帳款。付款時，開啟付款單做付款及沖帳。

1. 【新增】：點選【新增】建立付款單資料。
2. 選擇【廠商】後，第一次付款要先挑選你支付的方式，再按【加入】。【廠商】是下拉選擇要付款的對象，選好廠商後，單身會自動載入「未支付的帳款（月結款）」。第一次付款時，付款方式按【加入】，輸入付款金額等相關資訊；例如支付現金，就選擇現金後按【加入】。
3. 輸入要付款的金額後，再勾選要沖銷的帳款，儲存就完成沖帳。

一個複雜的例子

練習完簡單的情境，來看複雜的。假設付款情況如下：「全新工業」的進貨貨款這次要付兩筆，一筆是期初應付款 $31,000 元，另一筆是 4/13 進貨應付款 $2,977 元；另外 4/26 有進貨退出款 $96 元可以扣抵。共應支付 $33,881 元（$31,000 ＋ $2,977 － $96），實際支付 $33,800 元，殺價 81 元。付款內容是：現金 $3,800 元、殺價折讓 $81 元、轉帳匯款 $20,000 元，剩下 10,000 元開支票；另外發生運費 100 元（公司不付，由廠商承擔）。

原文範例的數字前後有些出入（例如期初應付款一處寫 31,000、另一處寫 31,295），照著做時以畫面上實際出現的金額為準。重點是：單身沖帳合計要等於單頭付款合計（含折讓）。

4. 【現金】：先輸入支付的現金 $3,800 元，這欄輸入 3,800。
5. 單身選擇沖帳資料：這裡要勾選三筆，也就是期初應付款、4/13 進貨應付款 $2,977 元，以及 4/26 進貨退出款 $96 元。你可以先勾選要沖帳的資料，先勾或最後勾都沒關係，沒有一定的順序；想先輸入【折讓】金額，就先勾，勾選後【本次沖帳】欄位系統會自動帶入金額。單頭如果先輸入了【轉帳】或【支票】金額，記得先輸入完相關欄位，再到單身勾選。
6. 【折讓】：跟廠商殺價折讓 81 元，在其中一筆「正數」的帳款的折讓欄輸入 81。例如在期初應付帳款 31,000 元那筆，其折讓欄輸入 81 元時，本次沖帳會自動變為 30,919 元。先輸入【折讓】或先改【本次沖帳】都沒有一定的順序，依你方便的方式打單即可。
7. 【轉帳】：轉帳匯款 $20,000 元，輸入 20,000，並填妥下面欄位：
   • 【轉出帳號】：必填。轉給廠商的貨款是從「我們公司」的哪個銀行轉出（不是廠商的銀行）。如果沒有符合的銀行，可以按【+】直接新增，或到「共用設定－銀行帳號」中建立。
   • 【對方帳號】：非必填。記錄廠商的帳號資訊。
   • 【手續費】：非必填。如果選「帳戶內扣」，手續費金額會在銀行收支明細表中扣除；同理如果選「付現」，會在現金收支表中扣除。
8. 【支票】：剩下 10,000 元開支票，輸入 10000，並填妥下面欄位：
   • 【支票號碼】：必填。記錄開給廠商的支票號碼。
   • 【到期日】：必填。記錄支票什麼時候到期。
9. 【其他】：如果另外發生運費 100 元（公司不付，由廠商承擔），輸入 100，【其他原因】選擇要在收支結餘表認列的原因，【其他說明】欄非必填，可註記也可以不註記。因為廠商幫公司付了運費 100 元，所以現金部分或其他項目就可以少付 100 元，才會平衡。
10. 【付款合計(含折讓)】及【應付沖帳(含折讓)】：兩個都是唯讀欄位。【付款合計(含折讓)】是「單頭付款金額」的加總，【應付沖帳(含折讓)】是「單身本次沖帳金額」的加總，兩個金額要一致（原文有一處把後者寫成【應付沖款(含折讓)】，是同一個欄位），才能沖銷全部帳款。確認資料沒問題，按【儲存】就完成付款沖帳了。

這張付款單同時有三種付款項目，還有折讓及廠商承擔運費，仍然可以在一張付款單裡記錄及沖帳完畢。當然，實務上應該不太會碰到這麼複雜的情況，知道了困難的做法，推理簡單的打單方式就容易多了。

情況二：部分沖帳

只支付一部分款項，沒有付完全部的時候：

1. 【廠商】：選擇要付款的對象。
2. 單身沖帳資料：勾選要沖的帳款。
3. 【本次沖帳】：把剛才系統預先帶入的金額，改成這次實際付出、要沖掉的金額，例如 45,098 改成 25,098。
4. 單頭選擇付款項目並輸入支付的金額，完成該付款方式的相關欄位內容。
5. 【付款合計(含折讓)】及【應付沖帳(含折讓)】：確認金額一致後，按【儲存】就完成部分沖帳。

三、預付貨款

先付了錢、貨還沒來，這就是預付款。

1. 先付錢但貨還沒來，要建立預付款時，開啟付款單按【新增】，一樣選好廠商及支付項目。
2. 輸入付款金額相關資訊，下面不要勾選沖帳資料，儲存後就會變成預付款。
3. 儲存資料。
4. 之後進貨單建立入庫、產生應付帳款後，再新增一張付款單來沖帳：單頭付款處因為不會再付款，選好廠商後單頭不用理會；單身把「預付」和「應付」兩筆打勾對沖，儲存就可以沖銷。

• 如果預付是 10,000、進貨貨款是 8,000：兩筆打勾後，把「預付」那筆的【本次沖帳】改成 8000，就會有 2,000 的預付款還沒沖完。
• 如果預付是 8,000、進貨是 10,000：就把「進貨」那筆的【本次沖帳】改成 8000，進貨應付款就還有 2,000 沒付。

7.3 其他收入 原始說明 ↗

帳款收付 › 其他收入

「其他收入」是記錄「不是賣商品」賺到的錢，例如你去幫別人上課拿到的鐘點費。賣貨的收入走銷貨單，這種雜項收入就走這裡。

只要不是一般銷售商品產生的收入，就可以認列為其他收入，由這個作業輸入。

• 現金或銀行增加（依收款方式）
• 選「月結／未收款」時，成為應收帳款
• 收支結餘表會列入收入

一、執行時機

發生非銷售商品的其他收入交易事項時建立。

二、欄位說明

1. 【客戶】：選擇其他收入交易發生的客戶。非必填，如果不需要記錄客戶，可以空白。
2. 【日期】：確認交易發生的日期。
3. 【收款方式】：有四種方式，下面逐一說明。
4. 【原因】：選擇收入的原因。如果沒有符合的原因，可以開窗後按【新增】直接建立，或到「公用設定－收支原因」中建立。
5. 【金額】：輸入收到的金額。
6. 【摘要】：建議把收入的重點記下來，方便日後備查。

選擇「月結／未收款」之後，日後收到款項時，要到「帳款收付－收款單」去沖帳。在收款單選好【請款客戶】後，就會自動帶出「其他收入」中未收款的「月結／未收款」資料。收款單沖帳的操作，請閱讀【手冊/帳款收付/收款單】章節（本書 7.1）。

以上就是【其他收入】的操作說明，輸入完成後記得存檔喔！

7.4 其他支出 原始說明 ↗

帳款收付 › 其他支出

「其他支出」是記錄「不是進貨」的花費，例如電費、水費、差旅費、進修課程。進貨的錢走進貨單，這些日常開銷就走這裡。

只要不是一般進貨購買貨品產生的成本支出，就可以認列為其他支出，由這個作業輸入。

• 現金或銀行減少（依付款方式）
• 選「月結／未付款」時，成為應付帳款
• 收支結餘表會列入費用；轉帳手續費影響銀行收支表或現金收支表

一、執行時機

發生非進貨商品的其他支出交易事項及費用支出時建立。

二、欄位說明

1. 【廠商】：選擇其他支出交易發生的廠商。非必填，如果不需要記錄廠商，可以空白（但選「月結／未付款」時會變成必填）。
2. 【日期】：確認交易發生的日期。
3. 【付款方式】：有三種方式：(1) 現金、(2) 轉帳、(3) 月結／未付款。
4. 【原因】：選擇支出的原因。如果沒有符合的原因，可以開窗後按【新增】直接建立，或到「公用設定－收支原因」中建立。
5. 【金額】：輸入支付的金額。
6. 【摘要】：建議把費用的重點記下來，方便日後備查。

轉帳的【手續費】怎麼選？

• 【帳戶扣款】：如果手續費是從銀行帳戶直接扣掉，請輸入扣款金額。單據儲存後，會在【銀行收支表】等相關報表認列這筆手續費（銀行餘額會減少，收支結餘表的費用會增加）。
• 【付現】：如果手續費是付現金，請輸入扣款金額。單據儲存後，【現金收支表】會認列這筆手續費（現金餘額會減少，收支結餘表的費用會增加）。

當【付款方式】是「月結／未付款」時，日後付款時要到「帳款收付－付款單」去沖帳。在付款單選好【廠商】後，就會自動帶出未付款的其他支出「賒帳」資料。付款單沖帳的操作，請閱讀【手冊/帳款收付/付款單】章節（本書 7.2）。（原文此處寫「日後收到款後」，因為是付款，這裡改成「付款時」。）

以上就是【其他支出】的操作說明，輸入完成後記得存檔喔！