新手必讀：ERP 是什麼
沒用過 ERP 也看得懂的基本觀念
ERP 聽起來很難，其實就是「全公司共用的一本電子帳本」。這一頁不教怎麼按按鈕，只講觀念：A1 裡有哪幾種資料、單據怎麼串起來、庫存和錢怎麼跟著變動。觀念懂了，後面每一章都會變簡單。
1. ERP 是什麼
沒有 ERP 的公司，常常是業務一本出貨簿、倉庫一張庫存表、會計一本帳，各記各的。月底一對帳，三邊數字不一樣，要花很多時間找原因。
ERP 的做法是：大家都記在同一本帳上。業務打一張銷貨單，倉庫的庫存就自動扣掉，會計那邊的「客人欠我們多少錢」也自動加上去。同一件事只要記一次，所有人看到的數字都一樣。
A1 是鼎新給小型公司用的雲端 ERP，用瀏覽器或手機就能操作。這份說明書主要講它的核心模組「雲端進銷存」：進（買進來）、銷（賣出去）、存（倉庫裡還有多少），再加上收錢、付錢、看報表。
2. A1 裡的三種資料
A1 裡所有東西都可以分成三類。分清楚之後，你就知道某個欄位的資料是從哪裡來的。
客戶代號、廠商代號、商品品號存檔後就不能修改。如果已經拿來打過單，要刪掉還得先刪光所有用到它的單據，常常搞到整個重新開帳。所以一開始就要想好編碼規則，詳見 2.1.1 客戶代號編碼建議。
打單時如果下拉選單找不到某個客戶、員工或運送方式，很多欄位旁邊都有 + 可以當場新增，之後有空再回基本資料補齊細節。
3. 兩條主線：賣東西、買東西
公司每天做的事，大致就是兩條線。每一條都由幾張單據接力完成；後面的單可以從前面的單「取單」把內容帶過來，不用重打。
- 報價單、訂單、採購單（第 4 章）：記錄「打算要」做的交易。好處是可以追蹤還有多少貨沒出、沒進，交期也會出現在【智能助理】的行事曆裡。
- 銷貨單、進貨單（第 5 章）：貨真的出去或進來了。這兩張單一存檔，庫存就會變。
- 收款單、付款單（第 7 章）：錢真的收到或付出去了。官方建議「真的收到錢才開收款單」，用單據管理收付款，就不會漏收或重複付款。
如果是小店、一手交錢一手交貨，可以不用報價單和訂單，直接打銷貨單，收款方式選【現金】就好，一張單就完成了。
4. 庫存怎麼變動
庫存就像倉庫門口的計數器：東西進來就加，出去就減。A1 會依你打的單據自動加減，你不用自己算。
5. 錢怎麼流：現金、銀行、應收、應付
錢在 A1 裡有四個「口袋」：手上的現金、銀行裡的存款、客人還欠你的應收帳款、你還欠廠商的應付帳款。每張單據都是把錢從一個口袋搬到另一個口袋。
以銷貨單為例，【收款方式】決定錢進到哪個口袋：
| 收款方式 | 意思 | 錢記到哪裡 |
|---|---|---|
| 【現金】 | 客人當場付現金 | 現金增加，會出現在「現金收支表」 |
| 【信用卡】 | 客人刷卡 | 要等銀行撥款進來，再用「信用卡入帳」沖帳（8.3） |
| 【轉帳】 | 客人匯款 | 銀行存款增加，會出現在「銀行收支表」「銀行彙總表」 |
| 【月結/未收款/貨到付款】 | 先出貨、之後才收錢 | 應收帳款增加；收到錢時再開收款單（7.1） |
沖帳是 A1 裡很常出現的詞：收到客人的錢時，要指定「這筆錢是付哪幾張單的」，把那幾筆應收帳款劃掉，這個動作就叫沖帳。付款給廠商也一樣。
不是因為買賣而來的收入和支出（例如利息收入、房租、水電），用其他收入、其他支出記錄（7.3、7.4）。錢在自己的帳戶之間搬來搬去，例如從銀行提現金、兩個銀行帳戶互轉，則用資金帳務（第 8 章）。
6. 為什麼要「期初開帳」
除非公司是今天才成立，不然開始用 A1 的那天，倉庫裡早就有貨、客人早就欠你錢、銀行裡早就有存款。A1 不知道這些，你要先告訴它，這個動作叫「期初開帳」。
如果沒開帳，A1 會以為你的倉庫是空的：第一張銷貨單一打，庫存就變成負數；客人付了上個月的貨款，系統也找不到那筆應收帳款可以沖。
庫存
每樣商品還剩多少、成本多少（用調整單開帳）
應收帳款、應收票據
客人還欠的錢、還沒兌現的客票
應付帳款、應付票據
你還欠廠商的錢、開出去還沒兌現的票
現金、銀行存款
上線當天手上和銀行裡各有多少錢
詳細做法見 第 3 章 期初開帳。
7. 月底要做的事：成本計價與關帳
成本計價：A1 用「月平均成本」算每樣商品的成本。簡單說，就是把當月「期初存貨＋本月進貨（扣掉退貨）」的總金額除以總數量。因為要等整個月的進貨都打完才算得準，所以每月月底結帳前一定要執行一次，報表上的成本和毛利才會正確。之後如果又改了那個月的單據，可以重新計算。
進銷存關帳：確定某個月的單據都補完、成本也算好了，就可以把那個月「鎖起來」。關帳後，那個月和之前的單據都不能新增、修改、刪除，只能查詢、列印、轉出，避免有人不小心改到已經結算的帳。
詳見 5.10 成本計價 與 5.11 進銷存關帳。
8. 報表從哪裡來
A1 的報表不用另外輸入，全部都是從你打的單據自動算出來的。所以報表數字不對時，問題幾乎都出在單據：漏打、打錯，或是期初沒開帳。
- 想知道「賣了多少、賺了多少」→ 銷退貨彙總表、銷貨利潤分析表、商品銷售排名表
- 想知道「倉庫還有多少」→ 庫存彙總表、多倉庫存表
- 想知道「誰還欠我錢」→ 應收帳款統計表、應收帳款對帳單
- 想知道「我還欠誰錢」→ 應付帳款統計表
- 想知道「錢進出多少」→ 現金收支表、銀行收支表、收支結餘表
完整說明見 第 9 章 管理報表；不想看報表、只想看重點數字，可以看 經營儀表板。
9. 新手五條守則
- 編碼規則先想好：客戶、廠商、商品的代號存檔後不能改。
- 小數位數慎重設定：數量和單價的小數位數最多 4 位，放大之後就不能再縮小。
- 先開帳、再打單：期初庫存和帳款沒輸入，後面的報表都不會對。
- 真的發生了才打單：貨真的出去才打銷貨單、錢真的收到才打收款單，系統才會跟現實一致。
- 月底記得成本計價：沒算成本，毛利和庫存金額都不準；確定不再改之後再關帳。