報價、訂單、採購

4.1 報價單 原始說明 ↗

採購訂單 › 報價單（或首頁流程圖上的【報價單】）

報價單就是「報價紀錄」：客人問你這個東西多少錢，你報了價，就記在這裡。以後同事交接、或是客人回頭問「上次你報多少」，都查得到。

把報價資料記錄在系統的好處，除了人員交接時知道曾和客戶報過哪些商品和價格，未來也可以查到歷史報價資料。報價單是非必要輸入的銷售資訊，要不要建立可依公司需要選擇，也就是可依實際情況選擇你的銷售流程：

• (1) 報價 ==> 訂單 ==> 銷貨
• (2) 報價 ==> 銷貨
• (3) 訂單 ==> 銷貨
• (4) 直接建立銷貨單

什麼時候用？例如客人問：「這 3 款安全帽各 50 頂，多少錢？」你報價後建立一張報價單；一週後他確定要買，你就從這張報價單「轉單」，不用重打。

• 報價單存檔不會增減庫存
• 也不會產生應收帳款
• 轉【銷貨單】存檔後，才會出貨扣庫並依收款方式入帳

一、操作說明

1. 從流程圖的【報價單】，或左邊選單【採購訂單】-【報價單】進入。
2. 建立資料請按【新增】。（若要用手機 App 建立報價單，可參考【公司好幫手-報價】章節。）
3. 【正式客戶】：可下拉選取客戶代號，若沒有符合的資料，可以直接新增簡單客戶資料（按旁邊的 + ）。
4. 【潛在客戶】：只是潛在報價的客戶，還不一定會購買，尚不想放入正式客戶區，但又需要記錄當時的報價時，可勾選【潛在客戶】，再輸入潛在客戶的名稱。
5. 【有效日期】：若報價的金額有時效性，可註記在這個欄位。
6. 【品號】：點選「...」選取報價的商品，再確認報價數量及金額後，即可儲存資料。

潛在客戶變成正式客戶：轉正客

7. 報價後若客戶要訂購，可以把客戶由潛客轉為正式客戶：開啟單據後按【轉正客】。
8. 在跳出的視窗，【客戶代號】欄輸入要轉入的正式客戶代號，再按【儲存】。
9. 轉為正式客戶後，請再按一次【儲存】，把資料確認轉為正式客戶。

報價確定要買：轉單

10. 當報價確認要訂購時，可按【轉單】，選擇要轉到【訂單】，或直接到【銷貨單】出貨扣庫。
11. 【報價單】轉【訂單】：會把報價單的資料，另外開立新增一個「訂單」的網頁頁籤，資料都會帶入。在訂單按【儲存】，即可存檔成立訂購資料。
12. 【報價單】轉【銷貨單】：用同樣的方式，加開一個頁籤帶出銷貨資料。確認沒問題後儲存，就會把商品出貨扣庫，並依收款方式入帳。

二、查詢

1. 預設先帶出本月報價單。可用【日期速查】，或用【起始日期】及【截止日期】輸入要查詢的期間，再按【查詢】，即可找到資料。
2. 若資料量大，還可以先在下拉條件選擇條件，再到【搜尋內容】欄位輸入要查詢的內容，按【查詢】查指定資料。

三、列印

1. 可用【全選】或【選取】欄，選擇要列印的單據，在【列印】鈕下拉，選擇要列印的樣式，預設有【標準格式】和【列印圖片】兩種。
   • 【標準格式】：會另開 PDF 頁籤，按列印即可印出資料。
   • 【列印圖片】：會把商品圖片也一起印出。
2. 【進階設定】可以自訂想要印出的憑證樣式（系統提供的自訂範圍內可自訂，目前沒有提供範圍外的客製憑證）。

4.2 訂單 原始說明 ↗

採購訂單 › 訂單（或首頁流程圖上的【訂單】）

訂單就是「客人下的單」：客人說他要什麼、要幾個、哪天要，你先記下來。貨還在倉庫裡、錢也還沒收，只是答應了。等到真正送貨，再轉成銷貨單。

【訂單】記錄客戶的預購下單內容，並可把客戶的交期維護在【訂單】，系統會把預交日呈現在【智能助理】行事曆中。另外若你有分批交貨給客戶的情況，也非常適合先建立訂單，針對已出貨的部分從銷貨單取單，再透過【訂單明細表】查詢公司有多少貨待出庫。

【訂單】也是非必要輸入的銷售資訊，要不要建立，可視公司是否需要記錄而決定。可選擇的銷售流程同樣是：(1) 報價==>訂單==>銷貨、(2) 報價==>銷貨、(3) 訂單==>銷貨、(4) 直接建立銷貨單。

什麼時候用？例如客人 6/4 下單訂 3 款商品各 3 頂，約定 6/13 交貨；你先建一張訂單，6/13 出貨時再從訂單轉銷貨單。

• 訂單存檔不會增減庫存、也不會立帳
• 轉【銷貨單】存檔後才會扣庫存、依收款方式連結資金帳務
• 銷貨單出貨後，訂單的【已交量】自動回寫
• 【智能助理】行事曆出現【銷】、【訂單明細表】查待出貨

一、操作說明

1. 從流程圖的【訂單】，或左邊選單【採購訂單】-【訂單】進入。
2. 建立資料請按【新增】。（若要用手機 App 建立訂單，可參考【公司好幫手-訂單】章節。）
3. 【客戶】：訂購商品的客戶。下拉來源是「基本資料-客戶資料」的內容。若打單時發現沒有符合的客戶（之前沒建立或是新客），可按 + 直接簡單建立客戶資料，詳細資料日後有空再回「基本資料-客戶資料」補齊。
4. 【品號】：按「...」開窗，選擇客戶訂購的商品。開窗後若沒有符合的資料，可在開窗中按【新增】建立簡易商品資料，之後再回商品資料補齊。
5. 【預交日期】：請把預計出貨給客戶的日期正確維護好。
6. 【已交量】：唯讀，不能自行輸入，由【銷貨單】實際出貨扣庫後回寫。
7. 【完成】：當【已交量】大於或等於訂單上的【數量】，就會自動勾選【完成】更新狀態。

8. 【銷貨】：訂單要出貨時，點選該張訂單進入後，按【銷貨】。會另外帶出銷貨單頁籤，檢視沒問題後，即可轉銷貨扣庫。
9. 存檔後，在【訂單】資料瀏覽的畫面，【執行】欄可看到功能鈕：【修改】、【刪除】、【複製】及【停止訂單】。
   • 【複製】：可找到類似的訂單，整理後複製，節省單據輸入時間。
   • 【停止訂單】：若因特殊原因客戶終止了訂單，可按【停止訂單】，【完成】欄會變為停止狀態，這樣銷貨單取訂單時就不會看到這張單；若要取消停止，再按一次即可還原。
10. 【完成】：當訂單全數轉【銷貨單】交貨完畢，會自動勾選【完成】，方便快速檢視訂單狀況。

二、相關作業補充說明

1. 【智能助理】行事曆

【智能助理】裡面的【銷】，就是依【訂單】的【預交日期】出現，讓你很直覺地知道哪一天公司有預計出貨，透過行事曆一起關注訂單準時交貨的管理。例如訂單日是 6/4，約定的預交日是 6/13，行事曆中 6/13 就會看到【銷】字樣。

點開【銷】後可以看到當日需出貨的【訂單】；點選想查看的【單號】，會再多開一個頁籤帶出訂單明細。點選【銷貨】，可直接把【訂單】轉到銷貨，存檔後即可扣庫，並依收款方式連結資金帳務管理。維護好【訂單】的【預交日期】，在【智能助理】行事曆上就可以快速出貨。

2. 從【銷貨單】出貨：【取訂單】

1. 在【銷貨單】先按【新增】，選好和【訂單】上一致的客戶。
2. 按【取訂單】，選擇要出貨的訂單資料帶入。單據存檔，貨品即扣庫出貨。

【取訂單】的開窗內容，只會篩選出所選客戶尚未出貨完成的訂單資料。帶回銷貨單後，若只交貨一部分，直接修改【銷貨單】的【數量】欄即可。銷貨單出完貨後，查看訂單時就會看到狀態被更新。

3. 【訂單未出明細表】

【訂單未出明細表】幫你篩選所有未出貨的訂單，詳見第 9 章的訂單未出明細表。

三、查詢

1. 預設先帶出本月訂單。可用【日期速查】，或用【起始日期】及【截止日期】輸入查詢期間，再按【查詢】，即可找到資料。
2. 資料量大時，可先在下拉條件選擇條件，再到【搜尋內容】欄位輸入要查詢的內容，按【查詢】查指定資料。

四、列印

1. 可用【全選】或【選取】欄，選擇要列印的單據，在【列印】鈕下拉選擇要列印的樣式，預設格式為【標準格式】。選擇後會另開 PDF 頁籤，按列印即可印出資料。
2. 【進階設定】也可以自訂想要印出的憑證樣式（系統提供的自訂範圍內可自訂，目前沒有提供範圍外的客製憑證）。

4.3 採購單 原始說明 ↗

採購訂單 › 採購（或首頁流程圖上的【採購單】）

採購單就是「你下給廠商的訂貨單」：你向廠商叫了什麼貨、預計哪天到，先記起來。貨到了，再用進貨單入庫。它的角色和訂單剛好相反：訂單是客人跟你訂，採購單是你跟廠商訂。

把和廠商的叫貨內容記錄在【採購單】中，並確認預計進貨的交期，系統會把預交日呈現在【智能助理】行事曆中。另外若廠商常有分批交貨的情況，也非常適合先建立採購單，針對廠商已出貨的部分從進貨單取單，再透過【採購明細表】查詢公司有多少貨待入庫。

【採購單】是非必要輸入的資訊，可依實際情況選擇進貨流程：(1) 採購==>進貨、(2) 直接建立進貨單。

• 採購單存檔不會增減庫存、也不會立應付帳款
• 轉【進貨單】存檔後，貨品才會入庫，並依付款方式連結資金帳務
• 進貨單入庫後，採購單的【已交量】自動回寫
• 【智能助理】行事曆出現【進】、【採購明細表】查待進貨

一、操作說明

1. 從流程圖的【採購單】，或左邊選單【採購訂單】-【採購】進入。
2. 建立資料請按【新增】。
3. 【廠商】：採買叫貨的廠商。下拉來源是「基本資料-廠商資料」的內容。若打單時發現沒有符合的廠商（之前沒建立或是新廠商），可按 + 直接簡單建立廠商資料，詳細資料日後再回「基本資料-廠商資料」補齊。
4. 【品號】：按「...」開窗，選擇要向廠商訂購的商品。開窗後若沒有符合的資料，可在開窗中按【新增】建立簡易商品資料，之後再回商品資料補齊。
5. 【預交日期】：請把廠商預計進貨的日期正確維護好。
6. 【贈品】：廠商有贈送商品給公司時可勾選，打勾後【單價】和【金額】欄會自動變為 0 元。
7. 【已交量】：唯讀，不能自行輸入，由【進貨單】實際進貨入庫後回寫。
8. 【完成】：當【已交量】大於或等於採購單上的【數量】，就會自動勾選【完成】更新狀態。

9. 存檔後，在【採購單】資料瀏覽的畫面，【執行】欄可看到功能鈕：【修改】、【刪除】、【複製】及【停止採購】。
   • 【複製】：可找到類似的採購單，整理後複製，節省單據輸入時間。
   • 【停止採購】：若因特殊原因要終止進貨，可按【停止採購】，【完成】欄會變為停止狀態，這樣進貨單取採購單時就不會看到這張單；若要取消停止，再按一次即可還原。
10. 【完成】：當採購單全數轉【進貨單】交貨完畢，會自動勾選【完成】，方便快速檢視狀況。

二、相關作業補充說明

1. 【智能助理】行事曆

【智能助理】裡面的【進】，就是依【採購單】的【預交日期】出現，讓你很直覺地知道哪一天公司預計進貨，透過行事曆一起關注採購進貨準時交貨的管理。例如採購日是 6/5、約定的預交日是 6/15，行事曆中 6/15 就會看到【進】字樣。點開【進】後可以看到當日預計進貨的【採購單】；點選想看的【單號】，會再多開一頁籤帶出採購單明細。點選【進貨】，可直接把【採購單】轉至進貨單，進貨單存檔後貨品即入庫，並依付款方式連結資金帳務管理。維護好【預交日期】，在【智能助理】行事曆上就可以快速進貨。

2. 從【進貨單】進貨：【取採購單】

1. 在【進貨單】先按【新增】，選好和【採購單】上一致的廠商。
2. 按【取採購單】，選擇要進貨的採購資料帶入。單據存檔，貨品即進貨入庫。

【取採購單】的開窗內容，只會篩選出所選廠商尚未進貨完成的採購單資料。帶回進貨單後，若只交貨一部分，直接修改【進貨單】的【數量】欄即可。進貨單存檔後，查看採購單就會看到狀態被更新。

3. 【採購明細表】

【採購明細表】幫你篩選所有未進完貨的採購單，詳見第 9 章的採購未進明細表。

三、查詢

1. 預設先帶出本月採購單。可用【日期速查】，或用【起始日期】及【截止日期】輸入查詢期間，再按【查詢】，即可找到資料。
2. 資料量大時，可先在下拉條件選擇條件，再到【搜尋內容】欄位輸入要查詢的內容，按【查詢】查指定資料。

四、列印

1. 可用【全選】或【選取】欄，選擇要列印的單據，在【列印】鈕下拉選擇要列印的樣式，預設格式為【採購單】。選擇後會另開 PDF 頁籤，按列印即可印出資料。
2. 【進階設定】也可以自訂想要印出的憑證樣式（系統提供的自訂範圍內可自訂，目前沒有提供範圍外的客製憑證）。